Задачи, которые решает переговорная комната

Назначение такого помещения определяется во многом родом деятельности компании. Например, в коворкинге переговорных зон может быть несколько, чтобы клиенты могли выбрать подходящее или свободное помещение для своих задач — и по размеру, и наполнению. В офисных и деловых центрах в переговорных проводят:

• встречи с клиентами, сотрудниками и партнерами — здесь удобно организовать презентацию, обсудить деловые вопросы, провести интервью с соискателями на вакантные должности;
• мастер-классы и тренинги;
• мероприятия в формате мозговых-штурмов или командной работы (тимбилдинги);
• онлайн-встречи и веб-конференции;
• питч-сессии для обсуждения перспективных инвестиционных проектов;
• встречи с поставщиками для заключения контрактов.

В зависимости от того, какие именно задачи будет решать переговорная, подбирается ее наполнение — стиль интерьера, оборудование, мебель, аксессуары. Также определяется оптимальный размер — по площади и количеству посадочных мест.

Какие нюансы стиля важно учитывать в переговорной

При разработке макета дизайна интерьера переговорной необходимо учитывать общую концепцию офиса. Упор может быть сделан на фирменные цвета, элементы бренда. Следование такому простому правилу позволяет создавать единство атмосферы. Переходя из помещения в помещение, сотрудники и гости не будут отвлекаться на резкое изменение цветовой гаммы или внезапную смену стилистики. При этом с помощью различных дизайнерских приемов можно подчеркнуть целевое назначение переговорной, чтобы с первых минут участники настроились на нужный лад — строгий и официальный, либо дружелюбный и неформальный.

В настоящее время приобрел актуальность креативный и непринужденный стиль в оформлении переговорных. Такие элементы, как живые растения, оригинальные светильники, натуральные материалы и большое количество естественного света, — все это создает у посетителей ощущение уюта. Здесь очень легко представить себя в гостях в комфортном загородном доме.

Его полная противоположность — официальный и деловой интерьер. Здесь царствует минимализм и с первых минут возникает ощущение строгости. Декор в таком оформлении носит исключительно полезную функцию, например, напомнить о деятельности компании, ее сфере интересов.

Какая должна быть планировка переговорного кабинета

В коворкингах переговорные традиционно размещают ближе к главному входу. Это продиктовано практическими соображениями — перемещение большого количества людей перед началом и после окончания мероприятий не должно создавать неудобств остальным сотрудникам и клиентам.

При разработке планировочного решения помещения переговорной важно обращать внимание на ряд моментов:

• возможность зонирования — этот момент особенно актуален для больших помещений, в которых с помощью мобильных перегородок можно в считанные минуты провести адаптацию под конкретный формат встречи;
• между стенами и столами обязательно должны быть проходы не менее 1 м в ширину, чтобы все участники по мере необходимости могли свободно перемещаться и не создавать неудобств всем остальным;
• оптимальная дистанция между посадочными местами — 70 см или более, поскольку крайне важно обеспечить каждому достаточное количество личного пространства;
• освещение — светильников необходимо установить несколько (напольные, потолочные и настольные), чтобы в любое время суток можно было создать комфортную атмосферу, а также обязательно должен быть естественный свет и плотные шторы для комфортного просмотра изображений на экране при трансляции с проектора.
• звукоизоляция — это очень важный нюанс, поскольку только при наличии звукопоглощающих элементов можно обеспечить должную степень конфиденциальности переговоров;
• размещение оргтехники — располагать экраны, динамики, проекторы, интерактивные панели необходимо таким образом, чтобы каждый участник получал хороший обзор, имел возможность присоединиться к трансляции или веб-конференции без посторонней помощи.

Таковы основные правила организации переговорных помещений. Для наиболее распространенных типов таких комнат или кабинетов существует несколько популярных вариантов рассадки участников. Остановимся на них подробнее.

Стандарт на 6–8 человек

Назначение: деловые встречи и переговоры, интервью.

Оснащение: 1 стол, 6–8 стульев, 1 доска для записей (экран), проектор (монитор).

Переговорная для интервью

Назначение: организация интервью и опросов, а также проведение маркетинговых исследований.

Оснащение: удобные кресла для длительных бесед, небольшой стол, аудио- и видеозаписывающее оборудование.

Зал для презентаций и видеоконференций

Назначение: организация онлайн-встреч, вебинаров, переговоров в дистанционном режиме.

Оснащение: видеокамера, микрофоны, экран, Wi-Fi.

Мини-переговорная на 1-2 человека

Назначение: работа в уединении, концентрация, конфиденциальные переговоры.

Оснащение: стол, кресло, розетки, Wi-Fi, качественная звукоизоляция.

Организация работы переговорных в коворкингах

Аренда переговорных комнат в коворкингах — востребованная услуга. При этом организация такого пространства во главу угла ставит задачу обеспечить многофункциональность. В этом случае арендодатель сможет предложить услуги клиентам с самыми разными запросами.

Решить эту важную задачу можно с помощью отработанных на практике приемов:

1. Модульная мебель. Прежде всего, это различные по конструкции и дизайну трансформеры, позволяющие быстро менять схему рассадки участников встречи и легко подстраиваться под индивидуальные запросы. Например, столы и стулья, настраиваемые по высоте и ширине, различные стойки, складывающиеся уголки. Такая обстановка идеально подойдет для тимбилдингов, мастер-классов, тренингов, собеседований.

2. Техника. Современные переговоры зачастую проводятся с применением всего спектра возможностей для коммуникаций. Поэтому в переговорной обязательно должен быть Wi-Fi, большой экран для видеоконференций, розетки и usb-порты для каждого участника, микрофоны и колонки, проектор и базовый набор для распечатки документов (компьютер, принтер). На старте коворкинг может предоставлять клиентам услугу аренды оборудования у деловых партнеров (аутсорс).
3. Акустика. Помещение должно быть оснащено не только качественной звукоизоляцией, но и панелями, улучшающими качество звука внутри комнаты. Такое дополнение интерьера позволит удаленным участникам видеоконференций хорошо воспринимать речь и не испытывать дискомфорт из-за помех связи.
4. Климат-контроль. Оптимальная температура воздуха в переговорной — 20…22 °C. Для обеспечения такого режима потребуется установить современную сплит-систему, поддерживающую комфортную атмосферу в помещении круглый год.
5. Техническая поддержка. Участники переговоров должны иметь возможность в любой момент воспользоваться услугами IT-специалиста при любых затруднениях с оргтехникой. Услугу можно включить в базовый тариф или предоставлять отдельно по запросу.
6. Организация бронирования. Онлайн-сервис позволит клиентам быстро и удобно выбирать время аренды переговорной, подходящий тарифный план, решать организационные моменты. Такой тип услуг предоставляет онлайн-платформа GetDesk. Мы поможем вам арендовать переговорную для решения текущих задач, а также сдать в аренду имеющиеся у вас помещения.

Вопрос-ответ

Проектор и экран или TV-панель — что лучше установить в переговорной в коворкинге?

У участников должна быть возможность выбрать оборудование, которое лучше соответствует целям встречи. Оптимально предоставлять клиентам выбор и разные тарифы на аренду техники.

Нужно ли отводить место под гардеробную?

Да, желательно предусмотреть возможность убрать на время встречи верхнюю одежду и ручную кладь. Для этого можно установить шкафчики вдоль стен, либо организовать гардеробную у главного входа в коворкинг.

Канцтовары — нужны ли они в переговорной?

Да. Базовый набор должен включать бумагу, ручки, карандаши, маркеры, степлер, скрепки. Если в переговорной имеется компьютер с принтером или МФУ, то рядом размещают столик с лотками для бумаг.

Чем GetDesk может помочь в организации переговорных

Оформлению современной переговорной комнаты важно уделить максимум внимания, поскольку продуманный и правильно организованный интерьер прослужит долго, не требуя частого обновления. В зависимости от площади, можно воспользоваться готовым решением или обратиться к услугам профессионального дизайнера.