Что собой представляет тайм-блокинг, рассказывают эксперты GetDesk. Вы узнаете, как на практике применять методику и в чем состоят ее преимущества. Также мы дадим практические рекомендации по эффективному управлению рабочим временем.

Что такое тайм-блокинг и кто его придумал?

Из СМИ мы знаем, что метод на практике применяли Стив Джобс, Илон Маск и не только они. Есть также сообщения, что Бенджамин Франклин уже пользовался тайм-блокингом, и делал это с успехом. Поскольку концепция была сформулирована за рубежом, прижилось англоязычное название «тайм-блокинг» (time blocking). В буквальном переводе это означает «блокирование времени». Фактически речь идет о делении рабочего дня на блоки.

Как это делать и зачем? Приведем простой пример. Предположим, вы планируете в свой выходной проснуться в 9 утра и до 10 позавтракать. Далее следует прогулка до 11 часов, а еще час займет шоппинг. Итак, у вас — три блока по 60 минут каждый:

• «завтрак»;
• «прогулка»;
• «шоппинг».

Рабочий день также можно разбить на отрезки времени и присвоить каждому определенные задачи. Далее правильное планирование по методу тайм-блокинга состоит в объединении сходных по наполнению маленьких блоков в более крупные. За счет такого приема вы будете тратить время эффективнее.

Например, в течение дня у вас могут быть запланированы звонки. Если вы объедините их все в один или два блока, то количество пауз, которые вам потребуются на переключение от одной задачи к другой, существенно сократится. Просто вы один раз за день или дважды станете брать телефон, чтобы обзвонить всех абонентов. В результате вы сэкономите до 20-25 минут и потратите их, например, на отдых.

Приемы тайм-блокинга

Разберем подробнее, как применить метод на практике. Прежде всего, важно не просто разбить целый рабочий процесс на отдельные задачи или блоки. Необходимо расставить приоритеты. Одни вопросы важнее других, а есть и вовсе малозначимые. При составлении расписания отмечайте приоритетность разными оттенками, это поможет вам сразу «видеть» свой день и лучше компоновать различные блоки.

При составлении своего нового расписания следуйте пошаговой инструкции:

1. Составьте перечень задач на каждый день. Включайте в него все, что вам совершенно точно предстоит делать. Разумеется, предусмотреть всего нельзя. Для неожиданностей выделите особый блок и распределите его так, чтобы при появлении таких внезапностей у вас оставался ресурс для их решения.
2. Присвойте каждому блоку определенное количество времени. Строго его выдержать у вас, особенно вначале, скорее всего, не получится. Но и конечная цель состоит не в том, чтобы выдерживать составленное расписание точь-в-точь. Важнее понимать, сколько времени у вас реально имеется на каждую задачу и за какие временные рамки не стоит выходить.
3. Сбалансируйте график. Убедитесь, что вы предусмотрели паузы на отдых, обед, выполнение различных поручений, кофе-брейк.
4. Следуйте расписанию. В конце каждого дня проверяйте — все ли вы успели. Если все получилось так, как было спланировано, перенесите успешный опыт на следующую неделю.
5. Найдите все подвижки, которые вам пришлось сделать в течение дня. Исправьте блоки последующих дней с учетом этой практики.

Существует несколько популярных приемов оптимизации расписания на основе тайм-блокинга.

Группируйте задачи

Несколько маленьких задач в течение дня можно объединить в один блок. Это могут быть одинаковые по наполнению работы. Например, звонки клиентам. Вместо созвонов в произвольном режиме вы можете выделить на это определенное время в течение дня. В итоге созвоны перестанут отвлекать вас от других дел.

Подобных групп можно выделить несколько. Например: ведение деловой переписки, встречи, выполнение отчетов и т.д. Пользуйтесь такими укрупненными блоками для структурирования своего рабочего дня. Возможно, вы поймете, что не все такие блоки вам нужны ежедневно.

Назначайте тематические дни

Этот способ подойдет не всем, но людям с многоплановой деятельностью вполне можно взять на вооружение такую практику. Если у вас накопились однотипные задачи, которым можно отвести целый день, — сделайте это! Тематический день можно посвятить встречам, поездкам, месячному отчету о работе и т.д.

За счет выделения всего дня на решение конкретных вопросов вы сможете лучше сосредоточить свое внимание на них, не распыляясь на второстепенные моменты. Уже после первых таких оптимизаций вы заметите, что стали меньше уставать. Напротив, работа начнет получаться значительно лучше.

А как быть со случайностями? Им все равно остается место. Если вам придется отменить тематический день и взяться за решение срочного вопроса, так тому и быть. Перенесите ранее запланированное на другую дату. Гибкость расписания необходимо сохранять, чтобы не загонять себя в слишком строгие рамки.

Преимущества тайм-блокинга

Среди наиболее важных достоинств методики можно выделить следующие:

• повышение продуктивности — за рабочий день вы будете успевать сделать больше без ущерба для качества;
• все производственные процессы приобретут структурированность и больше не будут выглядеть хаотично;
• увеличение концентрации — вы будете меньше отвлекаться и тратить время на возврат сосредоточенности;
• с появлением категорий ваша работа станет более организованной и вам станет проще видеть результаты на всех этапах;
• время станет вашим управляемым ресурсом.

После того как вы поймете, сколько времени тратите на разные задачи, вы сможете отказаться от избыточного перфекционизма. Любое дело можно выполнить по-разному: хорошо, лучше, еще качественнее и так до бесконечности. Надо ли тратить больше времени на улучшение результата? Ваш график покажет — сколько еще вы можете выделить на оптимизацию, а когда пора остановиться на достигнутом.

Кому подходит тайм-блокинг

Методика, разумеется, подойдет далеко не всем. Но ее, определенно, стоит попробовать для оптимизации рабочего процесса, если вы:

• часто переключаетесь между разными видами деятельности и задачами, например, ведете несколько проектов одновременно и это требует от вас больше концентрации;
• много времени тратите на ответы по электронной почте или в мессенджерах;
• в день можете проводить несколько встреч, но не успеваете хорошо подготовиться к каждой из них;
• ежедневно отвлекаетесь во время работы на неожиданно возникающие запросы, что заставляет терять концентрацию и долго после этого возвращать сосредоточенность;
• хотите так организовать свой день, чтобы выделить отдельное время на решение очень важной задачи с максимальной погруженностью в нее.

Тайм-блокинг поможет решить все эти проблемы. С его помощью ваше расписание станет упорядоченным и при этом сохранит определенную гибкость. Захотите — внесете в планы изменения, но на тех же принципах.

Практические рекомендации по применению методики тайм-блокинга

Поначалу многие допускают похожие ошибки при планировании. Например:

• недооценивают время выполнения поставленных задач, преуменьшают его или преувеличивают;
• боятся отступать от расписания и теряются, когда планы срываются из-за неожиданностей;
• слишком много времени отводят не отдых;
• не выделяют приоритеты, отмечая все вопросы одинаково важными;
• не проводят работу над ошибками.

Все это может привести к разочарованию в методике, ведь при подобных ошибках вы не увидите никакой отдачи от планирования по тайм-блокингу. Справиться с этим помогут простые рекомендации:

1. Оставляйте в повседневном расписании небольшие отрезки времени «на всякий случай». Вы воспользуетесь ими, когда возникнут непредвиденные изменения. Это поможет вам не выбиваться радикально из запланированного графика.
2. Меняйте блоки местами или отменяйте лишние по мере необходимости. Ваше расписание — это помощник, а не начальник. Пользуйтесь его преимуществами, но не стремитесь во что бы то ни стало выполнить все в точности. Гибкость должна присутствовать обязательно.
3. Назначайте самые сложные и ответственные дела на свое наиболее продуктивное время. Не нужно отводить на подобные задачи часы в конце рабочего дня, когда уже сказывается усталость.

По мере применения метода тайм-блокинга на практике у вас появятся собственные рецепты эффективности. Обязательно фиксируйте их и применяйте в дальнейшем.

Тайм-блокинг с GetDesk

Сервис платформы онлайн бронирования рабочих мест GetDesk поможет не тратить лишнее время на решение широкого спектра задач:

• поиск подходящей локации для мероприятия, встречи, работы — все свободные офисы, переговорные, конференц-залы и коворкинги перед вами в одном месте, бронировать можно сразу;
• оплата онлайн — операция занимает буквально минуту;
• сравнение предложений разных площадок — выбирайте то, что больше подходит вам;
• перенос мероприятий на другие даты и часы — изменения вы сможете согласовать в режиме реального времени.

Таким образом, GetDesk — это удобный инструмент планирования и оптимизации процесса бронирования рабочих пространств. Арендовать офис еще никогда не было так просто. Если вам часто требуется организовывать встречи или проводить мастер-классы, просто внесите в свой ежедневник отдельный блок — «воспользоваться сервисом GetDesk»!

Вопрос-ответ

У меня не получается планирование, я слишком неорганизованный?

В действительности у каждого человека присутствует такой навык. Еще школьниками мы соблюдали расписание уроков, спортивных тренировок, занимались хобби. Став взрослыми людьми, мы пользуемся расписанием общественного транспорта и планируем поход в кино, ориентируясь на афишу. Осталось только перенести эту практику в рабочие ритмы.

Какая мотивация поможет скорее привыкнуть к методу тайм-блокинга?

Отлично работает игровой способ. Воспринимайте выполнение расписания как квест. За успешно пройденный «уровень» назначьте себе награду. При этом, безусловно, необходимо соизмерять успехи и вознаграждение. За успешный день, например, можно вознаградить себя ужином в любимом кафе. Неделя по графику заслуживает похода в кино. И так далее.

В заключение

Методика тайм-блокинга применима практически к любой профессии. Однако, как ее настроить, можете решить только вы сами. Не всегда удается составлять долгосрочные планы. Например, на месяц вперед. В подобных случаях ограничьтесь краткосрочным планированием — на неделю. Главное, постарайтесь найти полезное зерно и повысить свою личную эффективность.