Что такое дедлайн в тайм-менеджменте?

Назначая сроки выполнения проекта целиком и отдельных его этапов, вы таким способом контролируете рабочий процесс. Просрочка любой задачи влечет за собой отставание от намеченных планов. Для компании это может обернуться разными отрицательными последствиями:

• срыв сроков по договору оказания услуг автоматически дает право контрагенту требовать неустойку;
• ущерб репутации — второй раз клиенты не захотят обращаться к тем, кто не выполняет своих обязательств;
• потеря дохода — часто срыв сроков приводит к тому, что работа или услуга заказчику уже не нужна, поэтому оплачивать их он не будет.

Даже в том случае, когда серьезных проблем срыв дедлайна не вызвал, выводы из этого следует сделать обязательно. Если вы не смогли уложиться в конкретные сроки — налицо ошибка в планировании и организации работы.

Зачем назначать дедлайны?

Быстрее перечислить почему без них нельзя обойтись. Ни один современный бизнес-процесс не может существовать и приносить прибыль без правильного планирования. Неотъемлемая часть любого плана — сроки, которые важно устанавливать реалистично.

Рассмотрим главные аспекты, которые в бизнес-планировании закрывают дедлайнами.

Своевременность достижения поставленных целей

В обычной жизни мы постоянно сталкиваемся с дедлайнами, которые важно строго соблюдать. Никто не будет покупать елку 1 января или букет для мамы 9 марта. Срыв сроков для нас оборачивается неприятностями. Например, если не оплатить вовремя счета за коммунальные услуги, то придется потом заплатить пеню. Опоздание на работу вполне может привести к увольнению.

Планирование коллективной работы

Зачастую сложные задачи одновременно выполняет много людей. Самый наглядный пример — строительство дома. Над его возведением поэтапно будут трудиться архитекторы и проектировщики, строители, кровельщики, штукатуры, маляры, монтажники. При этом штукатуры не смогут начать работать, пока свои задачи не завершат строители.

Если правильно установить дедлайны для каждого этапа строительства, то все работники будут заняты и не возникнет простоев. Каждая бригада точно знает, когда ей необходимо подключиться к работе и к какому сроку сделать запланированный объем. Такое же правило распространяется и на любой другой рабочий процесс. Ваш личный дедлайн может быть стартом для кого-то другого и срыв его нарушит чьи-то планы.

Рациональное распределение сил и времени

Секрет кроется в точном измерении своих сил и возможностей. Например, вы знаете, что можете ответить на 20 звонков и проработать вопросы клиентов за 8 часов. Наверное, если постараться, то получится обработать 25 звонков, но скорее вы не справитесь и в итоге каждый пятый клиент останется недоволен качеством обслуживания.

Рациональность в распределении рабочего времени заключается в том, что вы не должны прилагать больше усилий, чем это требуется. Не выходите за рамки объективных возможностей. Если можете хорошо составить 3 документа, то не ставьте себе в рабочий план дедлайны для четырех. Только так можно предотвратить профессиональное выгорание, стрессы, а также срыв сроков.

Исключение самосаботажа и прокрастинации

Когда у задачи нет точного срока выполнения, слишком велик соблазн отодвинуть ее в сторону ради других, более интересных дел. Например, вам поручили подготовить договор для клиента, но не указали, когда нужно отправить готовый документ. В итоге у вас отсутствует мотивация бороться с ленью, соблюдать самодисциплину и стремиться выполнить поставленную задачу поскорее.

В подобных случаях лучше всего самостоятельно сразу назначать дедлайн. Этот способ самомотивации срабатывает всегда. В результате вы точнее планируете рабочие дела и понимаете, сколько времени у вас имеется на самом деле под каждый запрос.

Повышение производительности труда

Прогресс присутствует во всех сферах жизни, и повседневная работа — не исключение. При этом в любой отрасли присутствует конкуренция. Поэтому повышение конкурентоспособности — одна из задач, решение которой стоит перед всеми сотрудниками, заинтересованными в процветании компании. Один из эффективных методов ее решения — увеличение производительности труда за счет внедрения прогрессивных технологий. инструментов, компетенций.

Назначение дедлайнов позволяет быстрее справляться с задачами и повышать самоотдачу. Когда перед вами нет точных сроков, то нет никаких причин делать что-то быстрее. Необходимость соблюдения дедлайна заставляет отодвигать в сторону всевозможные отвлекающие моменты — соцсети, звонки друзьям и т.д. Вы сами будете искать способы сделать намеченное вовремя, то есть повысить производительность труда.

Как назначать дедлайны: секреты успешного личного тайм-менеджмента

При составлении рабочего расписания действовать наугад — ошибочно. Необходимо пользоваться советами специалистов, которые помогают эффективно управлять временем.

Дневник

Сегодня в распоряжении каждого из нас имеется масса способов планировать работу. Это может быть обыкновенный бумажный ежедневник, в который вы будете вносить записи и таким образом контролировать дедлайны. Кроме этого можно составить самостоятельно таблицу в электронном документе и заполнять ее каждый день.

Плюс такого способа в наглядности и гибкости. Вы можете дополнять расписание, исправлять, а также отслеживать собственную статистику соблюдения сроков. Можно для этих целей воспользоваться электронными планировщиками, например: Week, Projecto и т.д.

В зависимости от того, нужен ли вам дневник для личного или командного использования, можно подобрать современный программный сервис для управления дедлайнами:

• Todoist — программа быстро подстраивается под ваш привычный ритм, привычки и предпочтения, присылает умные напоминания, а с помощью тегов можно удобно группировать большие массивы задач по теме, проекту, степени важности и т.д.
• ClickUp — удобно использовать это приложение для работы в рамках группового проекта. Например, можно создавать отдельные доски задач, обмениваться документами, отправлять сообщения коллегам в чате. Интегрированная система «зависимостей» подсказывает, какую задачу нужно делать сейчас, а какие пока могут подождать.
• Microsoft To Do — популярное приложение в автоматическом режиме выполняет синхронизацию вашего календаря и электронного почтового ящика, при этом создает из писем задачи. Интуитивно понятный механизм повторяющихся задач помогает не упускать из виду никаких важных дел, которые назначаются регулярно, но не каждый день.
• TickTick — современный виртуальный помощник, который умеет не только напоминать о дедлайнах, но настраивать приоритеты в вашем деловом расписании, рассылать уведомления. Давать команды можно с помощью инструмента голосового ввода. Воспользуйтесь встроенным таймером Pomodoro и шкалой достижений, чтобы повысить свою результативность.

Трезвое обоснование дедлайна

Велик соблазн ужимать сроки выполнения задач, чтобы за рабочий день сделать побольше. На самом деле это неправильно. Если вы уже воспользовались планировщиком и отмечаете в нем реальные сроки выполнения задач, то имеете на руках точные данные. Предположим, вы можете составить отчет за 2 часа. Если очень постараетесь, то справитесь за 1 час 40 минут. Но задайтесь вопросом: насколько увеличится риск ошибок в отчете при торопливом подходе к его составлению?

Внедряя инструменты повышения производительности труда можно добиться увеличения самоотдачи. Но не стоит закладывать изначально в дедлайн спешку и ставить нереалистичные сроки в ущерб качеству.

Исходите из худшего, тогда лучшее станет приятным сюрпризом

Не старайтесь ужимать сроки. С самого начала дайте себе фору. Вам нужно на работу 3 дня, значит, назначьте дедлайн через 4. Например, у вас может случиться какой-то форс-мажор. В здании выключат из-за аварии электричество, провайдер подведет и упадет интернет-соединение, коллега застрянет в пробке и опоздает на важную встречу… Заложите сразу в свои планы время на форс-мажор. И тогда, если он вдруг произойдет, вам будет легко урегулировать возникшие сложности в спокойном режиме.

Возникает вопрос, сколько же времени закладывать? Обычно резерв ограничивают 20 % от нормального срока выполнения задачи. Например, вам нужно потратить на работу 10 ч, тогда планировать дедлайн нужно через 12 ч. Если вы уложитесь в первоначальный срок — оставшиеся часы можно потратить на отдых или ознакомление с новой задачей.

Оценивайте риски

Помимо форс-мажоров могут быть иные причины срыва дедлайна. Например, коллега может заболеть и тогда вам придется поработать за двоих. Риск такой ситуации возрастает в сезон гриппа, поэтому его важно учесть в своих планах. Другой пример: вам не удастся быстро закупить для проекта все необходимое, поскольку в предновогоднюю неделю в точках продаж наблюдается нетипичный для другого времени ажиотаж.

Форс-мажорами такие ситуации нельзя назвать, поскольку вы можете их предвидеть и с самого начало предусмотреть меры реагирования. Делайте это при составлении расписания и фиксируйте наступление каждой нештатной ситуации. Ваша личная статистика поможет в будущем заранее с высокой вероятностью предвидеть наступление того или иного риска.

На практике специалисты рекомендуют пользоваться не только дедлайнами, но и редлайнами (от англ. redline — «красная линия»). Так называют предварительные сроки готовности, то есть промежуточные. Редлайн можно назначить за несколько часов или дней до дедлайна. Например, чтобы объединить результаты работы подразделений, проанализировать итоги, устранить недостатки. Случись форс-мажор, вы все равно уложитесь в сроки — вас выручит редлайн.

Не откладывайте важные задачи в угоду срочным

Как правило, срочные задачи приносят больше всего прибыли. Но это верно только отчасти. У каждого специалиста имеется масса несрочных но важных задач. Их выполнение не принесет мгновенной прибыли, но в будущем станет главным условием повышения заработка.

Устанавливайте дедлайны для срочных задач так, чтобы оставалось достаточно времени на важные. Это даст вам возможность расти профессионально и повысит уровень внутреннего комфорта, удовлетворения от работы.

Не берите на себя ответственность за чужие дедлайны

На новом месте работы легко растеряться и поручиться за выполнение какой-то задачи, хотя ее выполнение не зависит на 100 % только от вас. Ручайтесь только за свои действия. Нет вашей вины в том, что коллега не выполнил свою часть проекта и дедлайн оказался сорванным. Это всегда важно сразу подчеркивать и учитывать при планировании.

7 секретов: как работать и не срывать дедлайны

Опыт людей, применяющих на практике приемы современного тайм-менеджмента показывает: есть набор правил, которые полезно соблюдать. Перечислим десять наиболее эффективных приемов соблюдать дедлайны:

1. Главную, трудную, сложную задачу делайте первой. Чем дальше, тем больше будет накапливаться усталость. К тому же объемные работы зачастую в ходе выполнения подкидывают «сюрпризы». Чем раньше вы их обнаружите, тем выше шансы с ними вовремя справиться.
2. Не отвлекайтесь на лишние моменты. Да, всегда хорошее можно улучшить, считают перфекционисты. Но ваша цель — выполнить работу так, как было оговорено. Останется время — отшлифуете результат, но важнее выполнить договор в срок.
3. Переспрашивайте. Если что-то неясно, всегда лучше сразу переспросить. Так вы избежите риска сделать ненужную работу из-за банального недопонимания.
4. Убедитесь, что срочный дедлайн имеет весомое основание. Например, из-за срыва срока по вашей задаче пострадает клиент или ваши коллеги не смогут начать свою часть работы. Если же на деле никакой срочности нет — постарайтесь отодвинуть сроки на комфортное для себя время.
5. В больших проектах запланируйте промежуточные согласования. Бывает, что изначально задание сформулировано неточно. На промежуточном этапе легче устранить ошибки, чем исправлять их в финале большой работы.
6. Пользуйтесь дедлайнами и редлайнами. Например, по договору вам отвели месяц. Постарайтесь закончить работу на 2-3 дня раньше. Срыв редлайна будет безболезненным, так как останется в запасе пара дней. Зачем пользоваться таким приемом: у вас появится еще один стимул для повышения производительности труда.
7. Не паникуйте. Это одно из важнейших правил. Что бы не произошло, вы сможете исправить ситуацию. Как только поняли, что дедлайн срывается, сразу сообщите начальнику (клиенту, заказчику). Пока еще есть время, можно воспользоваться помощью коллег, договориться о переносе сроков, словом, включить кризис-менеджмент.

В заключение

Мы постарались рассказать о наиболее популярных способах управления дедлайнами. Еще больше полезной информации вы найдете в бестселлерах на эту тему:

• Кристофер Кокс «Эффект дедлайна. 7 способов эффективно управлять временными рамками»;
• Том деМарко «Deadline. Роман об управлении проектами»;
• Лора Вандеркам «Искусство никуда не спешить. Как организовать работу и жизнь так, чтобы избавиться от террора дедлайнов».

Планировать рабочее время, назначать мастер-классы и организовывать деловые встречи в режиме онлайн вам поможет платформа GerDesk. Один инструмент позволит выбрать коворкинг в вашем городе, забронировать подходящее рабочее пространство и воспользоваться услугами, входящими в выбранный тариф. У нас имеется круглосуточная техподдержка — при любых затруднениях вы получите необходимые консультации и помощь специалиста GetDesk. Убедитесь сами — с нами соблюдать дедлайны легко!