Метод Pomodoro — интервальное планирование на каждый день

Лидер по популярности — «техника помидора». Смешное название придумал Франческо Чирилло. Свой метод он предложил в 80-х годах XX века. Прошло почти полвека с тех пор, но технология не утратила популярности. Клиенты GetDesk подтверждают — Pomodoro работает!

Кто такой Франческо Чирилло и почему ему доверяют? Регалий у эксперта по тайм-менеджменту много: доктор наук, предприниматель, программист, наставник и инструктор. Свой метод испытал сам и подтвердил его эффективность.

Суть метода Pomodoro

1. Разбейте весь отрезок рабочего времени за день или смену на фрагменты, которые вы можете непрерывно интенсивно трудиться. Например, 25 минут. Франческо назвал эти отрезки «помидорами», потому что для точного отсчета пользовался своим кухонным таймером в виде томата с громким звуковым сигналом.
2. После каждого pomodoro делайте перерыв. Например, 10-15 минут.
3. Повторяйте цикл 3–4 раза.
4. Сделайте длинный перерыв 30–35 минут.
5. Повторите цикл из 3–4 «помидоров».
6. Завершите рабочий день.

Напоминает школьное расписание, не так ли? Уроки с короткими переменами, а в середине — длинная для обеда. Действительно, все очень похоже. Поэтому вы применяете по сути хорошо знакомую с детства методику. Она работает в школе, поэтому показывает отличные результаты во взрослой жизни.

Плюсы метода Pomodoro

• доступность — для отмеривания «помидоров» можно пользоваться smart-часами, смартфоном, обыкновенным настольным таймером, что у вас найдется под рукой;
• повышается внутренняя удовлетворенность — каждый раз укладываясь в сроки, вы будете чувствовать себя победителем;
• преодолевается прокрастинация — настроиться на интервальную работу психологически легче, чем на несколько часов непрерывного труда;
• снижается риск выгорания — паузы между pomodoro дают необходимый отдых мозгу.

Важное условие: методика эффективнее всего срабатывает, когда вам нужно сосредоточиться на выполнении одной, конкретной задачи без отвлечения на другие.

Кирилл, 23 года, фотограф.

О технике Pomodoro могу сказать только одно: рад, что узнал о ней. Львиная доля моей работы — обработка фото-массивов после съемок. Раньше мне было трудно собираться с силами после завершения такой работы. Уходя с головой в обработку кадров, я просто забывал о времени. А потом вставал из-за компьютера и буквально валился без сил. Мне требовалось после этого день-два на отдых, чтобы просто прийти в себя.

Совсем иначе я стал воспринимать работу, когда попробовал метод «Помодоро». Он добавил мне дисциплины, а еще я перестал работать на износ. Все оказалось просто — поработал, отдохнул, поработал, отдохнул… И сделал больше, качественнее. А главное, после сдачи одного заказа — приступил к следующему.

Метод GTD — менеджерам проектов на заметку

Если ваша работа связана с многозадачностью, командными проектами, то популярная методика GTD поможет повысить эффективность трудозатрат. Менеджеры положительно отзываются об этой системе, как о проверенном инструменте.

Бизнес-тренер Дэвид Аллен придумал способ организации рабочего времени и дал ему название — Getting Things Done или, коротко, GTD. В переводе на русский язык — «доводи дело до конца». Особенность предложенной системы состоит в эффективном тайм-менеджменте и в упорядочении процесса работы с массивами информации.

Суть метода GTD

1. Заведите блокнот или папку в компьютере (смартфоне), куда помещайте всю информацию, которая относится к работе. К слову, метод прекрасно работает и в планировании повседневных домашних дел.
2. Регулярно сортируйте информацию по разделам. Например: «встречи», «отчеты», «учеба», «архив» и т.д. Каждому такому разделу или папке присвойте статус по степени важности.
3. Пользуйтесь отдельным подразделом, куда регулярно после сортировки текущих дел переносите неактуальную информацию, которая может вам когда-нибудь пригодиться.
4. Всем запланированным делам помимо степени важности сразу выбирайте и присваивайте реальный срок на выполнение — дедлайн.
5. Не начинайте следующее дело в любой категории по степени важности до того, как завершили предыдущее.

Результат: все задачи приобретут четкую структуру, в которой у каждого дела есть:

• степень важности;
• очередность;
• срок на выполнение.

Несколько приемов помогают улучшить эффективность при реализации GTD:

1. Не нарушайте очередность задач. Примите за правило, что откладывать в сторону недоделанные пункты вашего плана и браться за следующие той же важности нельзя. Например, не начинайте делать отчет за март, если февральский еще не готов.
2. Записывайте задачи и результаты. Не надейтесь на память. Лучше записать, чтобы не упустить ничего важного.
3. Если вы попробовали метод GTB, но у вас не получается удобно и наглядно структурировать дела в блокноте или компьютере, тогда попробуйте другой инструмент планирования. Например, воспользуйтесь программой Gtdagenda.com.
4. Столкнувшись с проблемой, воспринимайте ее как новую задачу и вносите в план!

Возникает вопрос: а как быть с задачами, которые не получается выполнить в намеченный дедлайн? Действительно, форс-мажор всегда имеет место. На этот случай методика GTB предлагает 2 варианта решения:

1. Делегируйте. Привлеките на помощь коллег, близких, друзей. Вам помогут выполнить намеченное дело, либо освободят время от других проблем и вы справитесь сами.
2. Сформируйте «лист ожидания». В него вносите те задачи, выполнение которых требует неопределенного количества времени или зависит от нескольких людей. В этом перечне также следует вести хронометраж. Отмечайте этапы выполнения проектов и используйте эти данные в будущем.

Плюсы метода GTD

• четкость контроля над отложенными задачами, решение которых поручено другим членам команды — выше вероятность, что ничего важного вы не выпустите из виду;
• исключение риска пропуска дедлайна — вы пользуетесь гибкой системой планирования, в которой до финального срока установлено несколько промежуточных, поэтому всегда успеваете позвать на помощь и делегировать;
• методика эффективна в работе, но ее легко перенести и на обычную жизнь и точно так же планировать все повседневные дела.

Сегодня все больше команд фрилансеров работают над сложными проектами в режиме онлайн. Для таких случаев разработаны различные планировщики в виде мобильных приложений, программ и браузерных менеджеров. Например: gtdagenda.com — преимущество этого приложения состоит в возможности планирования в онлайн и оффлайн режимах.

Другая востребованная платформа: Bitrix. Здесь легко объединить в одном кабинете сотрудников из различных городов и вести работу на проектом дистанционно. Встроенный планировщик с широким функционалом вовремя напомнит каждому о дедлайне, а чаты-переговорные позволяют вести дифференцированный диалог с сотрудниками.

ABC-анализ — правильно расставляйте приоритеты

Лотар Зайверт — специалист по тайм-менеджменту из Германии предложил перераспределять задачи по важности, при этом в его системе только 3 категории:

• А — главные, срочные и трудоемкие;
• B — менее важные, чем А;
• С — неважные и несрочные.

Составьте простой список своих дел и присвойте каждому из них определенную категорию. АВС-анализ помогает разобраться, какие из вашего вороха задач по-настоящему важны. Проверить правильность выводов помогает предложенная Зайвертом шкала. Если вы не ошиблись в своих оценках, тогда:

• задачи «А» займут не более 15 % пунктов в вашем списке;
• дела «B» — еще 20 %;
• категория «С» вберет в себя остаток — около 65 %.

Горизонт планирования по ABC-анализу может быть любым: день, месяц, год. Чтобы методика эффективно проявила себя, необходимо:

1. Правильно определить критерии оценивания. Иными словами, чтобы задача получила категорию «А», она должна сильнее всего влиять на результат всей работы. Если просрочить дедлайн, то дела категорий «В» и «С» можно уже и не планировать. «В» — это все, что нужно сделать после решения главных задач. К категории «С» обычно относят те мероприятия, выполнение которых желательно, никак не влияет на общий результат.
2. Точно распределить время между всеми задачами. На группу дел категории «А» у вас должно уйти до 65 % рабочих часов. Еще 20 % нужно отвести на задачи «B». На самые неважные дела вы можете уделить не более 15 % рабочего времени.

В зависимости от характера и состава всех задач затраты времени можно корректировать. Но нельзя смещать пропорции между количеством важных и второстепенных дел.

Плюсы ABC-анализа

• простота — чем проще методика, тем надежнее она проявляет себя на практике;
• прозрачность — все этапы планирования у вас перед глазами и не требуют использования сложных статистических инструментов;
• универсальность — не имеет значения род вашей деятельности, ABC-анализ подойдет даже для подготовки плана туристической поездки семьи к морю;
• оптимизация ресурсов — планирование помогает избежать перерасходы сил и времени на неважные дела, вы будете уверены, что тратите рабочие часы на действительно полезные задачи.

Алла, 37 лет, менеджер по продажам

В начале своей работы я по совету коллег для упорядочивания рабочего расписания стала пользоваться ABC-анализом. Если резюмировать кратко: мне удалось навести порядок в планах и повысить результативность. Но в дальнейшем, когда через несколько лет из младшего сотрудника меня повысили до руководителя филиала, я поняла, что пришло время перейти на метод GTD.

Сейчас ABC-анализ остается моим помощником, но только на этапе распределения основных задач. Командная работа требует более сложной системы планирования. Здесь GTD удобнее, поскольку позволяет формировать деловое расписание отдельно для каждой группы сотрудников, себя, филиала в целом.

Какие еще техники тайм-менеджмента пользуются популярностью?

Научная мысль не стоит на месте, поэтому в копилке эффективных методов планирования имеется довольно много успешных примеров.

«Съешь лягушку!»

Канадский бизнес-тренер Брайан Трейси предложил современный аналог простого решения сложной проблемы. В свое время Александр Македонский сложнейший гордиев узел просто разрубил мечом. Брайан Трейси предложил назвать самую трудную и неприятную задачу назвать «лягушкой» и «съесть», то есть выполнить ее в самом начале рабочего дня.

Способ помогает сразу достичь двух целей:

• вы будете испытывать удовольствие весь остаток дня от успешного выполнения трудного и неприятного дела;
• уровень вашей самодисциплины повысится, поскольку больше не будет «откладываний на потом».

Несколько простых рекомендаций помогут повысить эффективность применения методики Брайана Трейси:

• если «лягушка» слишком велика (в тайм-менеджменте таких называют «слонами»), то смело делите ее на части — отдельные блоки можно делегировать по методике GTB;
• если вам трудно утром делать самые сложные дела, выберите для этого другое время, но это должны быть одни и те же часы каждый день;
• добавляйте «лягушек» — то есть смелее учитесь, нарабатывайте опыт, чтобы трудиться лучше, эффективнее, быстрее.

Работая по принципам методики Брайан Трейси, вы непременно разовьете дополнительные компетенции. В то же время психологические ограничения, «зажимы» останутся в прошлом.

Матрица Эйзенхауэра

Метод заслуженно считается одним из наиболее наглядных и простых в применении. В первый раз о нем написал Лотар Зайверт в своем исследовании «Ваше время — в ваших руках». По легенде президент США пользовался таким способом планирования.

Если кратко описать эту методику, то можно отметить, что обычно свои дела в план мы вносим списком. Здесь же нам предлагается вести одновременно 4 списка задач:

• важные и срочные — вовремя прийти на встречу;
• важные, но несрочные — провести 5 созвонов до конца дня;
• несрочные, но важные — до конца недели составить отчет;
• несрочные и неважные — выбрать время и записаться на курсы повышения квалификации.

В отличие от ABC-анализа здесь предлагается пользоваться четырьмя категориями. Почему это может быть лучше? Вы не упускаете из виду второстепенные, несрочные дела, которые нельзя забыть совсем. Степень вашей организованности и самодисциплины повышается. А еще вы приучаете себя к долгосрочному планированию.

Kanban

Японская методика планирования широко применяется в IT, торговой и производственной сферах, поскольку помогает эффективно управлять потоком непрерывно поступающих задач. Придумали ее еще в 50-е годы. Тогда на японских фабриках на деревянных досках на стене начальники цехов крепили карточки со списками текущих самых важных работ. «Канбан» — так назывались эти доски.

Вы можете воспользоваться реальной настенной доской и к ней крепить записки. Также удобно применять готовые программные решения, например, kaiten.ru. Основной смысл методики состоит в следующем:

• визуализируйте задачи — на реальной или виртуальной доске выделите колонки и выделите для каждой определенную группу дел (текущие, ожидаемые вскоре, на проверке, готовые);
• вносите в каждый такой блок задачу, начиная с «ожидаемые вскоре», а затем перемещайте запись по мере выполнения, пока она не будет на 100 % завершена;
• проводите командные встречи (каденции), на которых обсуждайте риски, стратегии и планы — это позволит каждому члену коллектива понимать место и важность порученных ему задач в общей матрице проекта;
• зафиксируйте за каждым сотрудником перечень компетенций — например, он вносит предложения, фиксирует результаты, готовит отчеты, составляет рабочее расписание и т.д.;
• отслеживайте эффективность с помощью метрик для отдельных команд и сотрудников — сколько времени тратится на согласование, на выполнение, на отчеты, чтобы понимать и видеть участки, требующие улучшения и оптимизации.

Не случайно Канбан пользуется большой популярностью. Под нее разработаны специальные программы: Kanbanize, LeanKit Kanban, Asana, Projecto и другие. Методика тайм-менеджмента дает пользователям важные преимущества:

1. Визуализация. Вы буквально видите прогресс, проблемы, можете вовремя реагировать на форс-мажоры.
2. Оптимизация рабочих процессов. Наглядно представляя сильные и слабые стороны команды, вам легче работать с имеющимися ресурсами. Например, делегировать наставничество, произвести ротацию кадров. Успехи каждого видны также хорошо, как и неудачи.
3. Удобно планировать результат. В ваших руках точные данные по всем отделам, поэтому ниже риск срыва дедлайнов.

Андрей, IT-специалист

Важный плюс Канбан-методики проявляется на долгой временной дистанции. Если вы заинтересованы в разработке и совершенствовании технологии, правил работы компании, должностных инструкций, то именно Kanban позволит достичь результата быстрее и с максимальным вовлечением всего коллектива.

SMART-метод

Слово «смарт», то есть «умный» сегодня окружает нас повсюду. В тайм-менеджменте разработана своя «умная» методика. По ней у каждой цели должно быть 5 критериев достижения:

• Specific (конкретная) — формулируйте четко каждому работнику, что ему нужно делать, не пользуйтесь абстрактными и обтекаемыми формулировками (не «работайте лучше», а «повысьте продажи на 5 %»);
• Measurable (измеримая) — указывайте единицы измерения результата, например, обслужить в этом месяце на 100 клиентов больше;
• Achievable (достижимая) — пользуйтесь достижимыми дедлайнами, если на выполнение работы нужно потратить 10 часов, не заставляйте сотрудника
• Relevant (значимая) — любая цель на текущем уровне должна быть шагом на пути к глобальному процветанию компании;
• Time bound (ограниченная во времени) — для любой цели выбирайте конкретную дистанцию по времени (3, 6, 12 месяцев), которая должна быть реалистичной, но при этом не затянутой.

Методика хорошо зарекомендовала себя в планировании процессов внедрения новых продуктов, технологий, способов производства. Точные формулировки и сроки не оставляют пространства для недосказанностей, недопонимания. Единственное, что может перечеркнуть усилия по «умному» планированию — завышенные ожидания из-за недостаточно тщательной подготовки.

Например, вы уверены, что сотрудники могут выдавать в рабочую смену определенный результат, а на деле оказывается, что им под силу лишь 90 %. Вот почему одним из критериев успеха стоит обозначить тщательную подготовку. В нее входит изучение фактических материалов, статистики, документов. Так вы нивелируете часть рисков.

В заключении о методах тайм-трекинга

В сложных современных бизнес-процессах не обойтись без надежных партнеров. Платформа GetDesk — ваш безотказный инструмент планирования. Используйте функционал нашего каталога для комфортной работы:

• выбирайте площадки для аренды в удобном месте;
• бронируйте офисы, конференц-залы, переговорные и колл-центры в режиме онлайн без долгих согласований;
• пользуйтесь скидками постоянного клиента;
• управляйте рабочим временем — любой вопрос по бронированию и сервису вы можете решать напрямую с арендодателем без проволочек.

Наше преимущество — максимальная прозрачность для всех участников. Вы видите в каталоге реальные цены и сами решаете, какой график аренды вам подходит.