Особенности интерьера конференц-зала

Дизайн пространства, тип рассадки зависят от площади и вместимости помещения. Если нет необходимости проводить большие совещания и собирать весь персонал в одном месте, достаточно будет установить длинный стол, комфортные кресла и потолочные светильники. Для экономии места можно не использовать доску, а покрасить стену специальным красящим составом.

Просторные конференц-залы, как правило, оборудованы трибуной для выступлений докладчиков. Зону оформляют цветовым акцентом или дополнительным освещением. Выбирая кресла, стоит обратить внимание на модели с пюпитром, за счет чего пространство будет менее нагроможденным, а участники смогут работать с комфортом. При желании можно организовать зоны для фуршета или неформального общения, столы для переговоров.

Варианты рассадки зала для конференций

Планировка конференц-зала — главный шаг при организации рабочего помещения. В ней учитывается численность участников, формат проводимых мероприятий. Выделяют следующие типы рассадки (см. фото):

1. «Театральная» расстановка

Распространенный классический вариант, подходящий для проведения лекций, презентаций, когда большее внимание уделяют докладчику. Стулья расставляют рядами так, чтобы сохранить между ними расстояние для прохода. Расстояние между рядами составляет не менее 140-150 см. Такие требования появились в период ограничений из-за коронавируса.

Если сиденья прикреплены к полу и не получается убрать половину, можно воспользоваться разрешающими знаками или наклейками.

Преимущества такого типа рассадки:

• Многофункциональное применение конференц-зала.
• Возможность размещения большого числа делегатов при небольших расходах.

Недостатки:

• Ограниченные возможности для взаимодействия между собой участников мероприятия.
• При большой площади помещения сцену будет плохо видно на задних рядах.

2. Рассадка конференц-зала типа «Класс» (парламентская)

Подходит для проведения семинаров, тренингов, обучающих курсов. Столы размещают в виде буквы «L», «U» для взаимодействия участников друг с другом. Площадка предусматривает количество мест от 20 до 40.

Подобный тип расстановки предполагает размещение на столах документации или напитков. Под столами есть розетки, чтобы участники мероприятия могли пользоваться ноутбуками.

Чтобы соблюдать требования к дистанцированию, можно распределить столы по одному на каждого участника, чтобы оставалась возможность проходить между столами с разных сторон.

Достоинства:

• Достаточно места для ног делегатов.
• Удобство для всех участников во время проведения конференции.

Недостатки:

• Чтобы установить столы, необходимо больше места.
• Залы большей площади дороже по стоимости.
• Недостаточно места для эффективного взаимодействия аудитории.

3. «Круглая» рассадка зала для конференций

Участники мероприятия размещаются вокруг стола, что способствует проведению открытого диалога. Подходит для дискуссий, обсуждений, брифингов. Количество участников варьирует от 10 до 20.

Плюсы:

• Создание спокойной атмосферы для делового общения.
• Психология единства и равенства.

Минусы:

• Участники на дальней части стола от выступающего могут чувствовать себя «изолированными».
• Если круглый стол выполнен из нескольких квадратных или прямоугольных столов, то сидящие с углов могут чувствовать себя некомфортно.

4. «П-образная» рассадка

Такой тип рассадки подойдет для сессий мотивирующих спикеров. Выступающий сможет свободно перемещаться по залу, а участники будут видеть друг друга. При этом аудиторию можно разделить на несколько групп.

Преимущества:

• Удобство при выступлении для спикеров. Все участники располагаются лицом или боком к экрану, что позволяет лучше видеть все материалы и слушать спикеров.
• Возможность размещения большого количества участников.

Недостатки:

• Необходимость обеспечения свободного пространства. Расстояние между столами должно быть не менее 1,5 метров и обеспечивать свободное перемещение между столами.
• Не все участники могут видеть друг друга.

5. «Переговорная» рассадка конференции

Помещение вместительностью на 10-30 мест для проведения конференций и деловых встреч. Участники группы рассаживаются друг напротив друга за столом прямоугольной формы. Организаторы мероприятия могут сесть на противоположных сторонах.

Плюсы:

• Подходит для мероприятий с небольшим количеством участников.
• Соблюдение дистанции и сохранение психологической близости.
• Достаточно места для использования ноутбуков и ведения записей.

Минусы:

• Неудобство передвижения. Если расстояние от стола до стены менее 1 метра, это затрудняет перемещение участников.
• Отсутствие естественного освещения.

6. «Банкет» (европейская).

Такая рассадка используется во время торжественных и официальных мероприятий, церемоний награждения, семинаров, банкетов. При данном виде расстановки применяются круглые столы диаметром 150-180 см, где размещается от 3 до 6 человек. Столы могут располагаться в шахматном порядке или рядами. Нередко их нумеруют и подбирают участников для каждого стола таким образом, чтобы им было интересно взаимодействовать друг с другом.

Преимущества:

• Расстановка подойдет для большого количества торжественных мероприятий.
• Возможность размещения на столах украшений.
• Организация групповой работы.

Недостатки:

• Прямое взаимодействие участников возможно только со своими соседями.
• Для такой расстановки необходима большая площадь.
• В общие расходы входят затраты на декор и различные украшения.

7. Рассадка «Зал заседаний»

Данный вид рассадки часто используется в переговорных комнатах и подходит для встреч политиков, саммитов, VIP-мероприятий. Для расстановки применяются прямоугольные или квадратные столы, окруженные сиденьями. Если поставить столы так, чтобы внутри осталось пустое пространство, обзор для делегатов улучшится.

Достоинства:

• Рассадка позволяет коммуницировать участникам, соблюдая при этом дистанцию.
• Достаточное количество места для установки ноутбуков и ведения записей.
• Поддержка чувства равенства между участниками.

Недостатки:

• Длина блока со столами должна быть больше по мере увеличения ширины.
• Для такой расстановки подходят вращающиеся стулья, но не каждая площадка может предоставить их.

Стиль оформления зала для конференции

Конференц-залы могут оформляться в разнообразной стилистике, что зависит от направления деятельности организации. Мы рассказываем о востребованных стилях, применяемых на практике:

1. Неоклассика. Предполагает применение нейтральной цветовой гаммы, изысканной мебели, отделки из натуральных или имитированных материалов, декоративных элементов. Общая атмосфера получается официальной, но уютной.
2. Современный. Для него характерен минималистичный дизайн, поверхности без текстур, утонченные линии, создание ярких акцентов, современные мебельные предметы и внедрение новых технологических решений.
3. Индустриальный. Предполагает применение необработанных стройматериалов: кирпич, металл и бетон. Дополняется мебельными предметами, аксессуарами в лофт-стиле, проводами, заметными архитектурными элементами.
4. Минимализм. Характеризуется применением четких линий, нейтральной цветовой гаммы, несложных форм, с помощью которых можно спроектировать объемное и грамотно организованное пространство.
5. Корпоративный. Отличается присутствием офисной мебели, брендированными элементами, использованием корпоративной цветовой гаммы и фирменных логотипов.

Используемое оборудование

Помещения для конференций оснащают:

• аудиосистемами;
• проекторами, экранами, дублирующими мониторами;
• видеосистемами для конференц-связи;
• интерактивными или обычными досками;
• интерактивными трибунами;
• беспроводными системами BYOD;
• системами резервирования;
• системой «умный офис» для совместного управления освещением, звуком, видео, микроклиматом и т. д.

При подготовке помещения для официальных и торжественных мероприятий не стоит останавливаться на базовом оснащении, но и переплачивать за невостребованную технику также не рекомендуется. Дополнительно могут понадобиться системы:

• Синхронного перевода. Требуются, если в мероприятиях будут участвовать иностранцы.
• Информирования. Необходимы, чтобы участники знали о предстоящих событиях.
• Коммутации. Синхронизируют сведения от источника сигнала и устройства воспроизведения.

Запуск конференц-зала с нуля

Процесс подготовки помещения для торжественных и официальных мероприятий — это масштабная работа. Мы расскажем пошагово, как запустить конференц-зал.

Проектирование

Перед тем как создавать проект, необходимо определить, для каких целей нужен конференц-зал. Тогда станет понятно:

• вместимость помещения;
• какие мероприятия будут проводиться;
• нужный объем оборудования.

Разработка проекта конференц-зала осуществляется инженером и дизайнером совместно. Они проанализируют площадь, конструктивные особенности здания, подобрав подходящие варианты оснащения.

Монтаж оборудования в конференц зале

После закупки техники и мебельных предметов нужно пригласить специалистов, которые займутся установкой, настройкой и тестированием. Необходимо убедиться в том, что все оборудование функционирует синхронно — звук, свет, дополнительные приборы.

Что требуется учитывать при проектировании

Все элементы рабочего пространства нужно продумывать на стадии создания проекта, учитывая при этом:

• Функциональное назначение. Перечень оборудования зависит от услуг, предлагаемых гостям.
• Зонирование. Иногда в помещении могут быть расположены несколько типов рассадки.
• Удобство мебели. В конференц-залах предпочтение отдают столам и стульям, подходящим для различных схем расстановки, либо используют складную мебель для трансформации пространства.
• Освещение. Для площадки и отдельных зон требуются разные варианты осветительных приборов.

Если все правильно спроектировано, то:

• пространство становится удобным для использования;
• мебельные предметы и техника размещены так, чтобы всем участникам было комфортно;
• звук в зале слышен четко и равномерно;
• работа всех систем осуществляется синхронно;
• конференц-система совместима со всеми устройствами.

Субаренда конференц-зала

Благодаря нашим рекомендациям, вы сможете грамотно использовать свое пространство. Помимо всего вы можете сдать конференц-зал или офис в аренду, получая доход от свободных мест. Размещайте свое предложение на нашем сервисе по подбору рабочих пространств «ГетДеск», управляйте самостоятельно загрузкой и получайте оплату легко и быстро. Для сотрудничества с нашим сервисом понадобятся только ваши реквизиты и подписание договора-оферты.