Загрузка...
Хвататься одновременно за все задачи одновременно — не самый правильный подход. Важно понимать: юному предприятию еще предстоит родиться, получить все необходимые навыки и вырасти во взрослый, успешный бизнес. Пытаться получить от нового проекта максимум уже на старте означает рисковать надорваться, «забуксовать» и потерять первоначальный энтузиазм.
«Эффективная организация работы» — что это такое
Часто от молодых бизнесменов можно услышать: дисциплина на работе — залог успеха. В действительности речь идет не о причине успешности, а об одном из следствий выстраивания осмысленной структуры бизнеса. Дисциплинированные работники выполняют задачи не потому, что над ними висит, к примеру, перечень штрафов. Просто каждый из них понимает:
- какова его роль — например, не «принеси-подай», а помощник или ученик мастера;
- что он должен делать — не «от рассвета до забора», а обслужить 10 клиентов, выполнить 15 созвонов и т.д.;
- сколько времени ему нужно тратить на каждую задачу — чем точнее определить разумные рамки для каждого исполнителя, тем выше общая эффективность коллектива;
- какова ценность труда — почему без выполнения нормы за день одного сотрудника коллеги не смогут произвести свою часть общего дела.
Базовая схема эффективной организации стартапа выглядит так:
Сформулировать цель — зачем вы организуете новое дело.
↓
Составить пошаговый детализированный план реализации проекта.
↓
Рассчитать все необходимые ресурсы: какие и в каком количестве есть, какие нужно занять, купить, нанять, арендовать и т.д.
↓
Подготовить инструкции для каждого члена команды по выполнению его части проекта.
↓
Непрерывно получать обратную связь от каждого исполнителя для общего контроля и внесения нужных корректировок в генеральный план и текущие инструкции.
5 якорей эффективности команды стартапа
- Единая цель и фокус. Каждый член коллектива должен точно знать: какой результат должен быть достигнут в итоге общих усилий. Например: построен дом, продано 10000 единиц товара, открыто 5 филиалов и т.д.
- Прозрачная коммуникация. Недопустимо, когда сотрудник не понимает, кто его начальник, к кому нужно обращаться с вопросами. Отсутствие четкой структуры организации кадров порождает хаос, который тормозит любой рабочий процесс.
- Распределение ролей и зон ответственности. Один из наиболее сложных моментов. В стартапах зачастую сложно выделить конкретную роль каждого из-за ограниченности штата и совмещения функций. Но без этого обойтись также не получится. Поэтому нужно постараться распределить роли и выделить зоны ответственности как можно раньше.
- Инструменты, которые не мешают. Выбирая между разными вариантами выполнения задач, следует остановиться на том, который не вступает в конфликт с другими участками проекта.
- Определить оптимальный ритм работы. Бурный энтузиазм на старте легко может перерасти в уныние из-за первых неудач. Часто бизнесменов расстраивает, когда промахи происходят после гиперусилий. Появляется желание все бросить. А тем временем конкуренты спокойно, в комфортном темпе делают свое дело, исправляют ошибки и планомерно приближаются к намеченным целям.
Как организовать работу с нуля без опыта менеджмента
Согласно OKR (Objectives and Key Results) — популярной методике постановки целей в коллективе, всю организацию работы стартапа можно разбить на два больших блока:
- Руководство (руководитель) выбирает главную цель на обозримый период — например, на ближайший квартал. Также определяет конкретные результаты, которые нужно достичь за этот период.
- Исполнители (отделы) распределяют между собой менее глобальные цели. Выполнение каждым таких мини-задач позволит добиться общего результата.
С самого начала легко столкнуться с сопротивлением команды при внедрении любой современной системы эффективной организации работы. Преодолеть это можно отработанными на практике способами:
- создать общее информационное пространство для работников, где они смогут получать информацию обо всем, что для них важно при выполнении текущих задач;
- еженедельно проводить общие собрания для разъяснения целей, оценки прогресса, обсуждения неудач;
- организовать опросы по выявлению демотивирующих факторов — важно понять, что мешает работникам выполнять задачи и по мере возможности вносить нужные корректировки в рабочие планы;
- давать обратную связь — поощрять за успехи и разбирать ошибки, чтобы предотвратить их возникновение в будущем и использовать как точку роста;
- позволить каждому адаптироваться к новым правилам работы, обеспечить поэтапный переход к более эффективной организации труда.
Проверенные инструменты, которыми пользуются стартапы
Множество программных средств, онлайн-платформ, CRM-систем уже используются стартаперами в работе. Например:
- обеспечить эффективный task-менеджмент помогают: Trello, Linear, ClickUp, Notion;
- организовать дифференцированные коммуникации можно на базе: Slack, Telegram, Bitrix;
- совместно работать над документами и более сложным контентом удобно с помощью Google Docs, Miro, Figma;
- организовать в режиме онлайн процесс оперативной аренды рабочих мест, конференц-залов, переговорных помогает платформа GetDesk, где имеются также инструменты оптимизации расходов для постоянных клиентов.
Ошибки, которые разрушили сильные команды
Можно назвать несколько промахов, которые упоминаются чаще других:
- Нет приоритетов, потому что все задачи одинаково важные. На самом деле приоритеты есть всегда. Например, ответить на запрос клиента важнее, чем подготовить отчет о проделанной за день работе.
- Избыточный микроменеджмент или «контроль ради контроля». Порой в стремлении отчитываться за каждый шаг теряется главная цель. Контроль, безусловно, важен. Но всегда нужно понимать, какую пользу он приносит.
- Отсутствие ритма или «нахлест» дедлайнов. Когда в целом у команды есть определенный темп выполнения работы, это служит мотивирующим фактором. Например, цех выпускает 10 стульев в день. Если выполнили — молодцы. Перевыполнили — получили премию. Недовыполнили — в следующую смену придется перевыполнить обычный план, но уже без премии.
- Много мессенджеров — одна из причин потери информации. Если руководство пользуется одними мессенджерами, менеджеры — другими, а исполнители — третьими, то велик риск потерять критически важные данные. Правильнее сразу договориться и использовать какой-то один вариант в рабочих целях.
Как внедрять рабочий ритм и не снижать продуктивность
Точно так же важно поддерживать и недельный ритм. Это удобно делать с помощью выделения специального времени на обсуждение текущих задач, выполненной работы и проекции результата на генеральный план.
Хорошо, когда на работе у каждого появляются определенные «ритуалы». Их роль может быть даже важнее каких-то правил. Например, когда работник офиса первыми выполняет самые трудные и сложные дела — это ритуал, а не правило, но он повышает его личную эффективность. При этом таким способом можно получить дополнительные положительные эффекты:
- уменьшить усталость от необходимости постоянно делать выбор между задачами;
- получить удовлетворение от контроля над своей жизнью;
- показать положительный пример коллегам.
Для примера — рабочее расписание на 2 дня для команды из 5 человек IT-стартапа:
| Время | Директор | Менеджер | Разработчик | Тестировщик | Дизайнер |
|---|---|---|---|---|---|
| Понедельник | |||||
| 9:00–10:00 | Планирование недели | Подготовка отчетов | Работа над проектом A | Проверка функций проекта B | Создание прототипов интерфейсов |
| 10:00–11:00 | Общее совещание команды | Общее совещание команды | Общее совещание команды | Общее совещание команды | Общее совещание команды |
| 11:00–13:00 | Встречи с партнерами | Координация задач команды | Программирование функционала проекта A | Проведение функционального тестирования | Разработка макетов сайта C |
| 13:00–14:00 | Перерыв | Перерыв | Перерыв | Перерыв | Перерыв |
| 14:00–17:00 | Стратегическое планирование | Организация следующего спринта | Продолжение работы над проектом A (разработка модулей) | Ручное тестирование модуля | Завершение макетов и передача на согласование |
| Вторник | |||||
| 9:00–10:00 | Анализ рынка конкурентов | Формулирование целей следующего этапа | Оптимизация кода проекта A | Проведение автотестов | Улучшение UX-проектов |
| 10:00–11:00 | Коммуникация с партнерами | Мониторинг прогресса команды | Интеграция модулей | Проверка стабильности системы | Утверждение визуальных решений |
| 11:00–13:00 | Административные задачи | Подготовка документации | Документирование кода | Подготовка итогового отчета по тестированию | Финальная доработка дизайна |
| 13:00–14:00 | Перерыв | Перерыв | Перерыв | Перерыв | Перерыв |
| 14:00–17:00 | Регистрация изменений, подведение итогов | Согласование материалов с директором | Мелкие исправления и рефакторинг | Финальное тестирование | Подготовка презентации для заказчика |
Как измерять эффективность и не стать KPI-маньяком
По-настоящему важно контролировать и оценивать:
- скорость выполнения текущих задач и проекта в целом;
- прогресс в эффективном распределении индивидуальных заданий;
- отзывы пользователей, клиентов, заказчиков.
Чтобы метрики были действительно полезными, а не пустой формальностью, в них должна быть фактология. Скорость не должна оцениваться «на глазок». Нужна точность: сделали на 10 единиц продукции больше.
Также можно получить информацию из отчета по выполнению индивидуальных задач. Если исполнитель изо дня в день на 100 % выполняет план, возможно, на его участке требуется повысить производительность труда.
Экспресс-аудит команды: 5 вопросов для оценки эффективности
Провести быстрый опрос и получить максимум полезной информации о том, насколько эффективно организована работа, можно с помощью ответов на ключевые вопросы:
- Как быстро решаются задачи?
- Удовлетворен ли клиент/заказчик качеством товара/услуги?
- Четко ли распределены обязанности среди членов коллектива?
- Достаточно ли ресурсов для выполнения всех задач?
- Есть ли профессиональный рост в коллективе?
В заключение
В стартапе правильная и эффективная организация рабочего процесса — это не роскошь, а защита от хаоса. Улучшать ситуацию можно начать с регулярной оценки текущей ситуации, усиления фокуса на главные задачи и повышения прозрачности коммуникаций.
Главное: эффективная организация работы — это не стремление превратить работников в исполнительных роботов. Напротив, внедрение новых методик даст стартапу большую свободу в принятии организационных и стратегических решений. Усиление мотивации и повышение продуктивности достигается как следствие четкости структуры постановки задач на всех уровнях управления.
