В жизни стартапера по определению царит неопределенность. Это естественно, ведь его проект никогда не существовал прежде. Поэтому полностью избежать хаоса и необходимости каждый день решать сотню новых входящих запросов невозможно. Из этого и нужно исходить. Ваша цель состоит не в том, чтобы сделать все. Намного важнее вовремя выполнить главное.

3 принципа эффективного планирования для стартапа

Каждый рабочий день начинающий предприниматель должен строить, опираясь на ключевые принципы:

1. Гибкость приносит больше пользы, чем жесткость. Например, цех выпускает 500 белых футболок в день. Предположим, поступил запрос клиента выпустить несколько сот красных. Лучше предложить выполнить заказ с небольшой отсрочкой на закупку нужных материалов, чем с порога категорично ответить отказом. Потому что в первом случае вы получите заказ на будущее и заодно расширите ассортимент, то есть повысите конкурентоспособность бизнеса. Во втором случае клиент уйдет к конкуренту.
2. Мини-приоритеты важнее долгосрочных планов. Это именно то, с чем необходимо работать каждый день. На примере цеха пошива футболок можно привести в качестве примера срочный пошив по внезапному запросу. Выполнить эту работу важнее, чем добиться другой ранее поставленной цели — сдать долгосрочный заказ через месяц с опережением графика на 3 дня.
3. Работать лучше, когда есть силы, а не когда это «принято в обществе». Ваш индивидуальный режим может быть не таким, как у других — это нужно учесть в планировании, а не стремиться себя переделать.

Утренние ритуалы — крепкий фундамент успешного дня

У каждого успешного бизнесмена есть несколько дел, с которых он привычно начинает свое утро на работе. Например:

• 15 минут в тишине за чашкой кофе без созвонов, соцсетей и новостей — это помогает настроиться внутренне на выполнение текущих задач;
• записывать список из самых главных дел на день — достаточно 1–3, но обязательно выполнимых и важных;
• стараться в первой половине дня решить какую-то сложную задачу, чтобы с ощущением победы продолжить работать дальше.

Как расставить приоритеты, если «все срочно»

Известно несколько систем эффективного планирования, которые позволяют не выгорать и подходят стартаперам.

Методика 1-3-5

Старайтесь составлять список дел на день, в котором их общее число не превышает 8. Исходите из принципа — 1 час на одну задачу. При этом крупная, сложная и самая важная цель должна быть только одна. Также менее трудных дел может быть до трех. Еще в расписание допустимо включить до пяти нетрудоемких простых задач. При таком подходе расписание будет сбалансировано, а результативность работы окажется выше обычного.

Матрица Эйзенхауэра

Графическое представление распорядка дел по степени важности — отработанный многими стартаперами прием. Достаточно распределить все дела на день на 4 группы:

• срочно и важно;
• важно, но не срочно;
• срочно, но не важно;
• не срочно и не важно.

Так легко понять подлинную приоритетность каждого дела. Метод Эйзенхауэра работает и при долгосрочном планировании, помогая выделять по-настоящему важные цели и задачи.

Главные цели фаундера

Вкратце общие для каждого фаундера цели можно сформулировать так:

1. Найти своего клиента. Угодить всем невозможно, поэтому важно понимать — кто ваш покупатель.
2. Нанимать людей с менталитетом собственников. Если работник не ценит свое имущество, то и к чужому будет относиться так же.
3. Выслушайте потребности, пожелания, вкусы клиентов и выберите фокус развития для своего бизнеса.
4. Контроль за показателями важен, но также полезно регулярно проводить улучшения всех процессов.
5. Спад в бизнесе неизбежен, это случается со всеми. На это время нужен план адаптации для выживания стартапа.
6. Концентрируйте усилия на всех тех аспектах, которые приводят к росту продаж.
7. Развивайте устойчивость компании, но не теряйте ориентир на миссию и главную цель ее основания.

Планирование по энергиям, а не часам

Хорошую отдачу приносит правильное распределение видов деятельности в течение рабочего дня в соответствии с индивидуальными периодами повышенной и пониженной продуктивности. Каждому времени — свои задачи. Как правило, активность распределяется таким образом:

• утро — концентрация на аналитической деятельности и принятии решений;
• день — встречи, мозговые штурмы, созвоны, поездки;
• вечер — административная работа, рутинные задачи.

Как защититься от хаоса

Очень сложно уловить момент, когда привычная повседневная суета перерастает в настоящий хаос. Для этого важно структурировать каждый день и запланировать в расписании для этого специальные тайм-ауты. Более того, в вашем рабочем календаре могут быть более продолжительные паузы, во время которых вы дадите себе возможность расслабиться и подумать.

Используйте в работе принцип «office hours». Это значит, что для звонков, встреч, обработки входящих запросов отводится определенное время. Так вы получите возможность не отвлекаться в неурочные часы на общение с клиентами или коллегами в ущерб другим задачам.

Инструменты и привычки для упрощения работы

Для ведения делового расписания создано множество удобных программных инструментов. Например:

• Todoist;
• TickTick;
• Notion;
• Google Tasks.

Используйте инструменты, которые удобнее и функциональнее в вашем конкретном проекте. Например, для общения с коллегами подойдут корпоративный мессенджер Slack и онлайн версия делового планировщика Google Calendar.

Хорошая привычка предпринимателя — вести дневник. Записывайте не только планы, но и отмечайте выполненное. Примерный шаблон вашего повседневного расписания может выглядеть так:

Анти-план: что НЕ надо делать

Несколько простых советов помогут не сбиваться с рабочего настроя и сосредоточиться на действительно важных делах:

• не начинайте день с просматривания почты, за этим занятием легко потерять счет времени и даже переключиться на что-то постороннее (например, соцсети) — лучше всего сдвинуть просмотр почты ближе к обеденному перерыву, когда не так критично на это потратить лишнюю минуту;
• не стоит весь день корректировать планы на следующий — этому нужно отвести финальные минуты, когда все текущие события состоятся и станет четче перспектива на завтра;
• не держите все в голове — это слишком рискованно, лучше всего использовать записи в любом формате.

Как завершить день: 15-минутка подведения итогов

Легче сказать, что нужно подвести итоги дня, чем представить, как это лучше сделать. Это особенно сложно, когда после всего сделанного днем накопилась усталость. И все-таки завершать день анализом очень полезно для продуктивности. Используйте принципы:

• сделанное нужно зафиксировать — во внутренних отчетах, простой фотографией, выставленным счетом на оплату, формат фиксации может быть любым;
• приоритезируйте невыполненные задачи на завтра, чтобы не забыть о них вовсе;
• полученные новые навыки, опыт, знания, информацию обязательно запишите, сохраните;
• ответьте себе на вопрос — где и в чем вам не удалось проявить эффективность и почему.

Мини-гайд по time-blocking: приоритеты в рабочем календаре

Попробуйте составить рабочее расписание с применением популярной системы time-blocking. Для каждого дела выделяйте конкретный временной отрезок, не оставляя список дел без хронометража. Сделать это можно, последовательно выполняя шаги:

1. Составьте список дел и каждому отведите определенное время на выполнение. На первый раз запланируйте запас примерно 50 %.
2. Распределите задачи по приоритетности — вначале самые главные, а не важные и не срочные запишите в конец дня.
3. Мелкие задачи сгруппируйте в укрупненные блоки.
4. Составьте распорядок пауз на отдых.

В заключение

Продуктивный день стартапера — это не война с растущим ворохом проблем, а система. В ней должно быть отведено каждому нюансу определенное место и время. Из маленьких решенных задач складывается большой успех стартапа.

Не нужно огорчаться, когда промахи и неудачи складываются в картину спада в бизнесе. Умение правильно спланировать рабочий день и добиваться результатов приобретается со временем и опытом. Вы сможете взять под контроль хаос в делах, если не будете пугаться трудностей и начнете учиться отстраиваться от них.