На старте деятельности по организации массовых мероприятий компании-новички нередко допускают серьезные просчеты. Иногда по причине излишней самоуверенности, порой из-за банальной невнимательности при планировании. Важно помнить: каждая упущенная из виду деталь может стоить потери клиента, но еще хуже — непременно подпортит деловую репутацию.

Что чаще всего в отзывах упоминают гости, когда хотят похвалить организаторов? Безусловно, «незабываемую атмосферу праздника». Как этого добиться? Тщательно продумать логистику задолго до запланированной даты и неукоснительно следовать базовому чек-листу подготовительных мероприятий.

Как выбрать идеальный конференц-зал

При сравнении разных площадок важно принимать во внимание их размер и ряд других ключевых параметров, прямо влияющих на успех конференции или презентации:

• расположение — каждому участнику должно быть удобно добираться к месту, независимо от выбора типа транспорта;
• вместимость — не стоит подбирать помещение тютелька в тютельку, пусть лучше 5-10% мест останутся незанятыми, чем вы окажетесь в ситуации, когда незапланированных гостей окажется некуда рассадить;
• удобство — отталкивайтесь от запросов вашей целевой аудитории, например, для людей с ограниченными возможностями должны быть предусмотрены пандусы, лифты и т.д.

Полный список вопросов, который необходимо уточнять перед бронированием конференц-зала, во многом зависит от характера мероприятия. Для выступления звезды эстрады и бизнес-бранча нужны принципиально разные площадки.

Пример чек-листа по выбору зала:

1. Количество посадочных мест.
2. Возможность забронировать время для репетиции.
3. Интерьер — соответствует ли характеру события, можно ли воспользоваться декорациями, либо необходимо доставить собственные/арендованные.
4. Парковка — необходимо сопоставить вместимость имеющейся площадки с количеством гостей.
5. Наличие гардероба, камер хранения — этот пункт в отопительный сезон, когда гости прибывают в верхней одежде, особенно критичен.
6. Welcome-зона — это пространство необходимо для организации фото-зон, расстановки фуршетных столов, проведения кофе-брейков, поэтом наличие просторного холла — преимущество любого конференц-зала.
7. Обслуживающий персонал. Например, если в составе мероприятия отведено время для перекусов, то нанимают в среднем из расчета по одному официанту на 15 гостей плюс банкетный менеджер для контроля своевременности и качества обслуживания гостей. Отдельно важно оговорить форму — ее наличие выгодно подчеркивает статус мероприятия.
8. Договор. Как только принято решение о бронировании конкретной площадки, сразу заключайте договор. Это позволит зафиксировать стоимость услуг, сроки и другие важные нюансы.

Сценарий мероприятия: правила составления тайминга, планирование активных зон

План или сценарий — это ваша инструкция:

• как и где будет проходить событие;
• в какой последовательности спикеры, артисты, гости будут выступать перед аудиторией;
• что должен делать каждый член вашей команды в любой момент.

Перечислите все этапы в нужной последовательности, а затем отведите под каждый из них четкий отрезок времени. Руководствоваться при составлении тайминга можно собственным опытом или воспользоваться чужим.

На успешном мероприятии подаваемая информация перемежается паузами для нетворкинга. Гости должны не только охватить весь спектр подготовленных вами выступлений, но и успеть пообщаться друг с другом, наладить деловые контакты. Чтобы достичь этой цели, нужно правильно распределить в программе различные интерактивные активности:

• кейс-сессии для обмена опытом;
• голосования по теме мероприятия;
• выступления приглашенных гостей.

Технологическое оснащение: как не допустить факапов

Вы заранее уточнили перечень предоставляемого конференц-залом оборудования, уточнили технический райдер спикеров или артистов и убедились, что в наличии имеется все необходимое. Недостающее вы арендовали и согласовали доставку из прокатной конторы к назначенному времени. Вроде бы все предусмотрели, но так ли это?

Перед мероприятием необходимо убедиться в исправности всей техники, в идеале — провести репетицию. Предположим, начало вашей конференции в 14.00. Это значит, что в 10.00 вы должны уже завершить проверку в зале всего оборудования. Тогда у вас остается несколько часов, чтобы экстренно выполнить замену неисправной техники.

Кейтеринг и кофе-брейки: как поднять настроение гостям

Например, на время конференций длительностью весь день или несколько дней можно для питания гостей арендовать ресторан поблизости или непосредственно в том же здании, где проходит встреча. Также потребуется заранее снять достаточное количество номеров в гостинице. Для мероприятий с более кратким таймингом идеально воспользоваться услугами кейтеринга и расположить столики с закусками в центре зоны, отведенной для нетворкинга.

При расчете количества еды и напитков необходимо ориентироваться на количество гостей и типовые стандарты. Обычно пользуются следующей статистикой разблюдовки на одного человека:

• холодные или горячие закуски — 150 — 200 г;
• основные блюда, мясные и сырные нарезки — 200 — 250 г;
• десерты — 100 — 150 г;
• фрукты — 100 — 150 г.

Напитки и состав блюд подбирают с учетом вкусов гостей, стараясь предложить разнообразное меню. Например, стоит добавить варианты для вегетарианцев, а если среди гостей будут дети — желательно позаботиться и о них.

Команда организаторов: кто должен быть в прямом доступе

Определите внутри своей команды — кто и за что отвечает. Минимальный состав участников с вашей стороны:

• координатор — отвечает на все вопросы, контролирует тайминг, заботится о доставке, заключении договоров;
• технический специалист — принимает оборудование, проверяет и настраивает его, устраняет неполадки и обеспечивает эксплуатацию, возвращает арендодателю;
• регистратор — контролирует обзвоны, согласования, своевременность прибытия всех участников;
• руководитель — взаимодействует со всеми членами команды, а также с представителями арендодателя конференц-зала и приглашенных спикеров/артистов.

Помимо основного плана мероприятия, у вас должен быть заготовлен запасной вариант, а также назначен ответственный за его выполнение в случае форс-мажора. Например, в случае опоздания главного спикера гостей развлечет другой участник конференции или будет перемещена в начало заготовленная активность (фото-сессия, голосование и тому подобное).

Маркетинг и реклама мероприятия среди участников

Информационное освещение любого события — важнейшая составляющая успеха. Для заблаговременного оповещения о дате и программе можно создать специальный лендинг (сайт-одностраничник), а также использовать страницы ваших соцсетей. Но это только в том случае, если гости будут искать информацию в данном направлении.

Эффективнее всего использовать готовые решения. Например:

• популярные каналы в соцсетях в том месте, где будет проходить конференция;
• адресные e-mail рассылки гостям и другим участникам;
• афиши там, где заведомо бывает ваша аудитория — например, сообщения о приезде молодежной рок-группы целесообразно размещать в учебных заведениях и общежитиях, а объявление о бизнес-встрече отельеров поместить в популярном местном паблике.

День Х: наводим лоск и вносим последние штрихи

За 24 ч до старта семинара, конференции или другого события:

1. Сверьте тайминг, чтобы исключить «провалы» в расписании.
2. Проведите перекличку, чтобы проверить — каждый член команды знает свою роль.
3. Убедитесь, что запасной мобильный wi-fi роутер на всякий случай доставлен и может взять на себя задачу обеспечения связи.
4. Экстренный набор — проверьте и доставьте его в конференц-зал. В «тревожный чемоданчик» могут входить: лекарства, салфетки, зарядные устройства и т.д. Словом, вам лучше знать, что именно с высокой вероятностью внезапно потребуется.
5. Отдохните. Невыспавшийся, заикающийся, плохо соображающий организатор точно не украсит мероприятие.

После мероприятия: как сохранить и усилить эффект

Фото и видео-отчеты выполняют крайне важную задачу: все собравшиеся понимают, кто все так хорошо организовал и к кому они могут обратиться с аналогичным запросом в будущем. Вы получаете базу для своего портфолио, а также возможность поблагодарить всех причастных.

В заключение

Львиная доля впечатления от большого или малого события приходится на удачный подбор конференц-зала. Его статус, дизайн, оснащение имеют решающее значение. Избежать большинства накладок можно при работе с профессиональными площадками. Самый широкий выбор таких в Москве и других локациях вы найдете в каталоге платформы GetDesk. Здесь же вы сможете ознакомиться рейтингом залов и сделать выбор по широкому перечню опций: цене аренды, расположению, сервису.