Отличный пример — современные гаджеты: смартфоны, наладонники, планшеты, ноутбуки и т.д. Они сделали нашу жизнь интереснее: один клик — и весь мир перед глазами. Достаточно включить нужную программу, чтобы сразу приступить к работе. Помощь компьютеров в работе стала незаменимой для огромного числа профессий. И вместе с тем гаджеты мешают многим людям оставаться продуктивными. Слишком велико искушение поиграть в игры, полистать странички соцсетей, пообщаться с друзьями в мессенджере и т.д.

Прежде специалисты для индивидуального тайм-менеджмента пользовались ежедневниками, записками, досками с заметками. Сегодня эти техники устарели. Во многом это произошло из-за возросшей мобильности профессий. Гаджеты дали предпринимателям и профессионалам свободу передвижения. Сейчас управлять своим бизнесом или выполнять поставленные задачи можно с равным успехом из дома, в самолете, на пляже и в обычном офисе. Логично использовать тот же инструмент и для планирования дел. Для этого разработчики регулярно предлагают все более совершенные цифровые платформы, мобильные приложения, программы.

Эффективное управление временем — важная задача, и цифровой тайм-менеджмент помогает ее решить наиболее рационально. Современные цифровые помощники открывают широчайшие возможности для личного и коллективного управления рабочим временем.

Основы цифрового тайм-менеджмента

Основной принцип «цифровой осознанности» гласит: важно не сколько у вас есть времени, а то, как вы его потратите — продуктивно или малоэффективно. Можно выделить 3 уровня цифрового управления временем:

• инструменты — какие программы или приложения вы используете;
• подходы — как вы применяете инструменты (индивидуально, в рамках коллектива);
• поведение — какие цели вы определяете в применении цифровых помощников (стать продуктивнее, сделать больше, повысить качество работы и т.д.).

Эффективный цифровой тайм-менеджмент позволяет быстро оптимизировать любую работу. Вы научитесь избавляться от отвлекающих факторов и сосредоточиваться на выполнении главных задач. Результатом станет повышение производительности труда и личной эффективности.

Инструменты: топ цифровых помощников

Для планирования дел, рабочих задач, событий существует множество программ. Вот несколько популярных вариантов для сравнения:

• Notion — сложный программный продукт с настраиваемым интерфейсом, интегрированной функцией ИИ и почтовым клиентом для Gmail;
• Todoist — веб-сервис для эффективной организации работы, учебы, личных дел;
• TickTick — помогает синхронизировать управление базами данных между несколькими гаджетами и планировать расписание;
• Google Calendar — удобный онлайн-сервис для управления делами, причем им можно пользоваться совместно с любых цифровых устройств.

Точно отслеживать время и не упускать из виду важные цели и задачи помогают:

• Toggl — современное приложение для онлайн-трекинга времени, очень удобно использовать для формирования отчетов;
• RescueTime — эффективный инструмент мониторинга затрат времени на различные задачи и цели;
• Clockify — удобный трекер для фрилансеров, но главное он легко интегрируется с другими платформами (Trello, Asana и т.д.).

Сфокусироваться на главном и шаг за шагом продвигаться к намеченным целям удобно с помощью:

• Forest — таймер для фокусировки, его можно встроить в браузеры Google Chrome и Firefox в форме расширения и использовать для «выращивания леса» выполненных дел;
• Focusmate — виртуальная платформа для коворкинга, с помощью которой вы сможете забронировать сессии для совместной работы с партнерами в любой точке мира;
• Freedom — помогает включить в автоматическом режиме блокировку любых сайтов за исключением нужных для работы, чтобы исключить отвлекающие факторы;
• Minimalist — приложение с предельно простым интерфейсом, дает возможность работать в нем индивидуально или в команде, пользоваться таймером фокусировки Pomodoro, синхронизировать списки в различных гаджетах.

Объединить в одно пространство идеи и информацию помогают программные приложения и платформы:

• Obsidian — кастомизируемое кроссплатформенное приложение, пользуется большой популярностью у представителей творческих профессий, позволяет делиться с коллегами внутренними ссылками;
• Evernote — удобен для работы в формате планировщиками с любыми видами информации (текст, ссылки, видео), причем управлять расписанием можно с помощью внутренней системы тегов и атрибутов;
• Trello — программа для командной работы, в ней можно выбирать наиболее подходящий формат обмена информацией между участниками проекта (доски, списки, карточки);
• MindNode — приложение для виртуальных мозговых штурмов, можно использовать для построения ментальных карт участников проекта в целях повышения эффективности работы, обучения, планирования.

Автоматизировать рабочие процессы, соединить вместе результаты работы коллектива и наглядно представить результаты помогут:

• Zapier — конструктор, который позволяет интегрировать в одно рабочее пространство и автоматически запускать свыше 5000 различных мобильных приложений, CRM-систем, мессенджеров и соцсетей;
• Make — утилита для «перевода» файлов, созданных в ОС Linux, для использования в системах на базе Unix;
• Alfred — многофункциональная программа для устройств на базе macOS, которая помогает оптимизировать повседневную рутину и повысить личную продуктивность;
• Shortcuts — приложение, в котором вы сами создаете цепочки рутинных действий и запускаете их в дальнейшем одним нажатием кнопки или настраиваете автоматический пуск по расписанию.

Методики применения цифровых инструментов

Преимущества метода:

• отмеченное в календаре действие или задачу чаще выполняют, чем это происходит с витающей в уме идеей;
• легче избавиться от привычки откладывать дела на потом, снижается уровень внутреннего сопротивления (ведь это вы сами спланировали);
• время, как рабочий ресурс, лучше защищено от внезапных отвлекающих факторов;
• появляется отчетливое представление — сколько на самом деле часов у вас есть на каждое дело;
• снижается усталость — вы не держите в голове списки, но они у вас перед глазами;
• возникает ощущение контролируемости расписания и снижаются риски срыва дедлайнов.

Приложений, программ, цифровых помощников создано множество. Все ли они так нужны именно вам? Нет, конечно. Руководствуйтесь принципом «цифрового минимализма»:

• загружайте в смартфон только то, чем пользуетесь на самом деле;
• не пользуйтесь гаджетами нон-стоп — отводите им место только в определенные часы суток;
• новое приложение устанавливайте взамен другого, менее эффективного для вас.

Async-first — еще один эффективный подход к организации работы. По этому принципу нет необходимости в синхронном взаимодействии между участниками проекта. Каждый выполняет свою часть работы без оглядки на других, но при этом все видят прогресс коллег и показывают свой.

Благодаря Async-first:

• снижается поток уведомлений, поскольку каждый занят своим делом;
• повышается производительность за счет устранения затрат времени на ненужные встречи, согласования;
• появляется баланс между работой и личной жизнь, поскольку каждый имеет возможность гибко настраивать свое расписание — это очень ценно для студентов, молодых родителей, удаленных сотрудников.

Как выстроить индивидуальный цифровой ритм

Простые рекомендации помогут вам выбрать наиболее удобный и продуктивный распорядок дня:

• старайтесь с утра реже пользоваться гаджетами, сосредоточившись на самых важных делах;
• днем проводите встречи, коммуницируйте, решайте текущие задачи;
• вечером проводите обзор сделанного, выгружайте отчеты, а затем проводите digital detox.

Цифровые помощники помогут вам на каждом этапе — выключат посторонние ресурсы, напомнят о важном, покажут сколько времени имеется на каждое дело, сообщат о подступающем дедлайне.

Чек-лист: «Как навести порядок в цифровом рабочем пространстве за 1 час»

Если вы давно не наводили порядок в своих программах и мобильных приложениях, тогда этот список вам пригодится:

• включите в еженедельный план 10-минутку на отписки от ненужных писем и уведомлений, стирание ненужной информации и устаревших сообщений;
• 1 раз в месяц потратьте 10 минут на то, чтобы стереть из памяти гаджетов программы и мобильные приложения, которыми за 3 предыдущих месяца вы ни разу не воспользовались;
• каждый день потратьте 5-10 минут, чтобы рассортировать скопившиеся документы по папкам;
• утром или вечером обновите свой таск-менеджер, чтобы закрыть выполненные задачи и внести в планы новые;
• 1 раз в неделю просмотрите подписки в соцсетях и отпишитесь от ненужных.

Частые ошибки в цифровом тайм-менеджменте

Как понять, когда стремление оптимизировать рабочий график завело вас в тупик? Есть несколько частых ошибок, которые лучше исправить как можно раньше:

• не пользуйтесь больше, чем пятью инструментами тайм-менеджмента — иначе вы окажетесь перегруженными «заботой» о каждом из них;
• не используйте несколько приложений, если они не дополняют друг друга, а дублируют функции — выберите самое удобное, а остальные удалите;
• настраивайте уведомления так, чтобы получать их в определенное время — это поможет выйти из режима хронического фрагментированного фокуса.

Цифровая гигиена как основа продуктивности

Чтобы внимание не рассеивалось в пространстве без пользы, необходимо следовать основным правилам цифровой гигиены. Например:

• контролируйте экранное время — каждый гаджет позволяет видеть этот параметр в пересчете на день или месяц, проверяйте статистику регулярно и старайтесь не превышать пороговое значение (у каждого оно индивидуально);
• пользуйтесь принципами чистого интерфейса (digital declutter) — удаляйте из гаджетов все ненужное, очищайте хранилища, настраивайте уведомления, чтобы при включении появлялись только полезные и важные окна, иконки;
• применяйте технику «Zero Inbox» — пользуйтесь всеми возможностями современных почтовых систем по настройке анти-спама, а в папке входящие каждый день наводите порядок — удаляйте ненужное, архивируйте полезное и отвечайте на важные сообщения;
• поддерживайте минимализм в смартфоне — пользуйтесь простыми иконками и нейтральными обоями, очищайте папки от ненужных файлов, удаляйте неактуальные контакты и приложения.

Подведем итог

Тайм-менеджмент помогает научиться правилам управления своим вниманием. То есть не отвлекаться, не забывать, не упускать важное из виду, успевать вовремя. Потребности любого человека в этой сфере строго индивидуальны. Благо, цифровых помощников очень много и для каждого найдется тот самый «золотой минимум» наиболее удобных, понятных, полезных. Выберите такие, которые помогут вам стать внимательнее, продуктивнее и успешнее.